Westpole

Case Study | AI & Blockchain

FLUSSI IN ENTRATA «INTELLIGENTI»: COME ELIMINARE L’ENTROPIA CAUSATA DALLE GRANDI MOLI DI EMAIL

Case Study | AI & Blockchain

L’azienda in questione è una tra i 5 più importanti Istituti Bancari Italiani e, oltre all’operatività bancaria tradizionale, copre diversi tipi di attività, tra cui asset management, private banking, investment banking e finanza innovativa d’impresa.

L’istituto si è affidato a WESTPOLE e alle soluzioni di Intelligenza Artificiale per gestire la mole di email in entrata verso il proprio ufficio legale, con particolare riferimento alle diverse PEC istituzionali.

La sfida

Considerata la natura eterogenea delle attività svolte dall’Istituto bancario, le comunicazioni con valenza legale erano delle più disparate, facenti riferimento a diverse tipologie di attività come pignoramenti, atti giudiziali, PEC istituzionali, procedimenti penali. Il tutto veniva gestito tramite uno smistamento manuale delle email, con conseguenti ritardi nelle consegne e dispersione di informazioni sensibili.

La soluzione

Era chiaro come l’azienda necessitasse  di uno strumento in grado di catalogare le informazioni e indirizzarle all’ufficio di competenza per la lavorazione: una soluzione possibile grazie alla piattaforma applicativa WebRainbow, integrata con strumenti di Intelligenza Artificiale in grado di riconoscere il contenuto dei documenti allegati alle PEC, di classificarlo e di smistarlo all’ufficio di competenza per la lavorazione.

Non più caselle email sature di posta da gestire o da smistare, quindi, ma un unico portale web personalizzato per utente in cui visualizzare tutte le attività in carico e le possibili azioni correlate.

La soluzione proposta presentava le seguenti caratteristiche: gestione multicanale automatica delle PEC in ingresso; assegnazione in real-time grazie allo strumento di OCR per il riconoscimento del contenuto dei documenti; dashboard personalizzata per la gestione delle attività; workflow con soluzione di BPM, per racchiudere in un unico processo attività apparentemente slegate; strumenti di reporting e analisi.

Risultati

Implementare la soluzione PEC Manager Advanced di WESTPOLE ha permesso all’azienda di sgravarsi dalla gestione complessa della mole di email in entrata, rendendo il processo molto più snello e fluido. Anziché ritrovarsi caselle di posta sature, i funzionari degli uffici legali hanno potuto godere dei benefici di una gestione ordinata e precisa delle informazioni, catalogate secondo il loro contenuto e assegnate agli utenti competenti per l’evasione della pratica.

Inoltre, la piattaforma permette un audit preciso delle attività, grazie a strumenti di reporting e analisi che permettono di tenere monitorato l’intero processo.