WebRainbow Sanità

L’Azienda fa parte del sistema socio-sanitario regionale del Veneto, si compone di 101 Comuni e ha una popolazione di circa 945.000 abitanti.

Sfida

La Struttura Sanitaria presentava un’eterogeneità di fornitori applicativi e di modalità di gestione dei vari processi amministrativi, sia essi interni che rivolti al cittadino.

I singoli processi, non integrati tra loro, erano sezionati e suddivisi tra più uffici, aumentando così il rischio di errori manuali e estendendo le tempistiche di validazione ed esecuzione.

In particolar modo, la gestione dell’Albo Fornitori era affidata ad una struttura esterna, mentre la pubblicazione delle Delibere e delle Determine veniva amministrata in autonomia; infine, l’Azienda utilizzava la piattaforma WebRainbow 4 per la Protocollazione.

La Struttura Sanitaria ha, quindi, coinvolto WESTPOLE per migrare all’ultima versione di WebRainbow includendo altri processi non ancora gestiti e richiedendo il rispetto del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze dello scorso 7 dicembre 2018 che sancisce i tempi e le modalità di entrata in vigore dell’obbligo di invio di ordine elettronico tramite il Nodo di Smistamento Ordini (NSO) attraverso PEPPOL, una rete europea nata per lo scambio di documenti di business.

Soluzione

WESTPOLE ha attivato il processo di migrazione da WebRainbow 4 a WebRainbow 5 attraverso un progetto suddiviso in più fasi: dall’assessment e identificazione dei requisiti alla migrazione, fino all’ipotesi di piano di progetto.

Il sistema proposto, totalmente gestito presso il Cloud WESTPOLE, è la naturale evoluzione dell’installato attuale presso l’Ente. Di conseguenza il piano di migrazione ha tenuto conto non solo del trasferimento dei documenti e dei metadati, ma di tutte quelle personalizzazioni già realizzate, ancora in linea con le esigenze e la necessità di standardizzazione.

La Struttura Sanitaria, già utilizzatrice di WebRainbow per la funzionalità di Protocollo, ha richiesto la gestione dell’applicativo anche per Delibere e Determine (Atti), Firma Digitale, Albo Online e PEC Management.

Inoltre, per rispondere all’esigenza legata al NSO, WESTPOLE si è proposta come collettore di tutte le comunicazioni che transitano tramite la rete PEPPOL (ordini ed in futuro DDT) integrandoli in processi interni approvativi e documentali, e dando loro accesso alla rete PEPPOL.

Risultati

Con la migrazione a WebRainbow 5 e l’estensione del suo utilizzo a più attività amministrative sanitarie, l’Azienda si trova oggi a interfacciarsi con un unico fornitore, con i benefici che ne conseguono: un team dedicato con un’approfondita conoscenza del Cliente e dei suoi processi per costruire un sistema di orchestrazione più efficiente ed efficace dell’intera strutturale amministrativa e procedurale.

Inoltre, la centralizzazione dei propri asset documentali ha garantito un più alto livello di performance, favorendo la condivisione di informazioni tra gli uffici e migliorando la comunicazione con i propri utenti.